AUTOMATISCHE AFWEZIGHEIDSBERICHT – HOE U UW BERICHTEN VEILIG EN EFFECTIEF MAAKT
Het activeren van een afwezigheidsbericht (Out-Of-Office) binnen Microsoft 365 en uw mail wanneer u op vakantie bent of niet op kantoor bent, doen wij regelmatig. Maar hoeveel aandacht besteedt u bij het opstellen van een afwezigheidsbericht om ervoor te zorgen dat het niet alleen een effectief communicatiemiddel is, maar u ook niet kwetsbaar maakt vanuit een veiligheidsperspectief?
ICT-dienstenbedrijf Lifeline IT (www.lifelineit.net) heeft de volgende richtlijnen opgesteld over de belangrijkste zaken die u moet onthouden bij het schrijven van een afwezigheidsbericht.
• Wees voorzichtig met het vermelden van uw eigen persoonlijke gegevens, zoals mobiele nummers of rechtstreekse nummers, aangezien u onbewust oplichters informatie kunt geven. Een oplichter die valse e-mails verstuurt, krijgt bijvoorbeeld een antwoord van uw kantoor met nuttige persoonlijke gegevens. Zorg er ook voor dat u geen informatie zoals tweede namen opneemt, aangezien dit cybercriminelen ook kan helpen een ‘profiel’ over een persoon op te bouwen.
• Als u Microsoft Outlook gebruikt, heeft het een functie ‘Automatische antwoorden’ waarmee een Out-Of-Office-bericht alleen naar daadwerkelijke contactpersonen in uw Outlook-contactendatabase kan gaan. Zo kunt u voorkomen dat u een bericht verzend naar potentiële oplichters of mensen die u niet kent. U kunt ook een applicatie als Calendly of Microsoft Scheduler gebruiken waarmee mensen tijd in uw agenda kunnen reserveren wanneer u terugkomt van verlof.
• Een veilige oplossing is om in uw bericht specifieke afdelingen in het bedrijf te vermelden die bepaalde vragen kunnen afhandelen. Bijvoorbeeld: ‘Voor alles wat met rekeningen en financiën te maken heeft, kunt u contact opnemen met [email protected]’. Zorg ervoor dat u alleen bedrijfsinformatie opneemt die zich al in het publieke domein bevindt (zoals de bedrijfswebsite) en niet specifiek genoemde personen.
• U kunt uw e-mails ook automatisch laten doorsturen naar een andere persoon binnen het bedrijf. Dit is echter alleen een optie voor mensen die geen grote hoeveelheden e-mail ontvangen, anders kan de persoon die uw berichten behandelt overweldigd raken.
• Houd er rekening mee dat mensen slechts één bericht ontvangen, ongeacht hoe vaak ze u e-mailen. Het kan dus de moeite waard zijn om uw Automatische antwoorden uit en weer in te schakelen als u enige tijd weg bent (dit kan vanaf een mobiel apparaat als u uw laptop niet bij u heeft).
Over Lifeline IT
Lifeline IT is een ICT-dienstenbedrijf waarvan het dienstenaanbod dagelijkse IT-ondersteuning, technisch advies, cyberbeveiliging en rampenherstel omvat, tot en met cloudhosting en systeemontwerp. Lifeline IT heeft kantoren door heel Europa, waaronder het centrum van Amsterdam en Londen en Peterborough in het Verenigd Koninkrijk.
